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1. PROPÓSITO
Conocer las directrices principales concernientes a la gestión de garantías ofrecidas y/o devoluciones de los datáfonos vendidos por Veci.
2. ALCANCE
Esta política determina el manejo que se debe dar a la garantía del dispositivo físico (Dátafono Veci) entregado a los clientes y las posibles devoluciones del mismo.
3. DIRECTRICES O NORMAS GENERALES
3.1. El cliente podrá solicitar el cambio o reparación del dispositivo dentro de los 3 meses a partir de la fecha de entrega del dispositivo, solo si se produce un defecto de fábrica que afecte su funcionamiento que no sea causado por uso indebido del dispositivo (ver numeral 4). La solicitud la podrá realizar a través de los canales de servicio de Veci: correo: sac@soyveci.com o al teléfono 3102336354 en el horario de lunes a viernes de 8 AM a 6 pm y sábados de 8 AM a 4 pm.
3.2. Toda devolución de dispositivos por garantía debe ser reportada dentro del tiempo establecido (3 meses después de la fecha de entrega del dispositivo) al área de Servicio al cliente quien aprobará o no, dependiendo de la validación del uso adecuado del datáfono de acuerdo al numeral 4 Política de Garantía, la respuesta se entregará a través de correo electrónico el cual será enviado al email registrado inicialmente por el comprador en un plazo máximo de 72 horas hábiles. Para hacer efectiva la garantía el usuario debe hacer llegar el dispositivo por mensajería certificada en la modalidad por cobrar a la bodega principal de Veci (Calle 100 # 19 – 61 Oficina 408) dentro de las siguientes 48 horas hábiles una vez reciba la notificación de Servicio al Cliente.
3.3. Una vez el dispositivo llegue a las instalaciones de Veci el área de Logística revisará y, si lo encuentra pertinente, despachará el dispositivo nuevo aprobado dentro de las 72 horas hábiles después de recibir el dispositivo (Para ciudades lejanas o de difícil acceso el tiempo puede aumentar en 48 horas). (Para más detalles ver Proceso de Logística en Documentos Anexos). Si al recibir el dispositivo y al aplicar los parámetros de revisión de Veci el dispositivo funciona perfectamente, no procede garantía, se le notificará al cliente mediante correo electrónico y se enviará el dispositivo a través de la empresa de mensajería certificada al cliente dentro de las próximas 72 horas hábiles quien asumirá los gastos de envío.
3.4. Veci no se hará responsable del costo de envío de dispositivos (Datáfono Veci) cuando no se cuente con aprobación del área de Servicio al Cliente.
3.5. La fecha de inicio de la garantía del producto está sujeta al día en que se entrega el Datáfono Veci. Para los dispositivos entregados como garantía se contarán tres meses de garantía a partir de la fecha de entrega del dispositivo entregado como reemplazo.
3.6. Si con el dispositivo entregado como reemplazo en cumplimiento de la garantía se siguen presentando fallas el consumidor podrá elegir entre un nuevo dispositivo o la devolución del dinero.
3.7. El cable de carga del datáfono Veci no tiene garantía, Si requiere reemplazo podrá ser usado cualquier cable con las mismas características.
3.8. Durante el periodo de garantía, Veci garantiza que tanto el datáfono como el cable de conexión incluidos en la caja, están libres de defectos de fabricación que afecten su funcionamiento.
3.9. El dispositivo deteriorado se debe almacenar en la bodega principal de Veci de acuerdo a las definiciones de la política y procedimiento de Logística Veci.
3.10. Consultar el Manual de Uso del datáfono para un adecuado manejo.
3.11. El datáfono Veci tiene como único propósito que el Comercio acepte pagos con tarjeta de crédito, débito y demás instrumentos de pago electrónico habilitados por Veci.
3.12. Está prohibido hacer modificaciones al software o hardware del datáfono.
3.13. Veci no está obligado a prestar el servicio a una persona diferente al comprador registrado en la factura de venta.
3.14. Esta política aplica de igual forma para los datáfonos entregados en calidad de comodato u obsequio.
4. EXCEPCIONES SIN GARANTÍA
4.1. Cuando el período de validez de esta garantía ha expirado (Superior a 3 meses después de la entrega del dispositivo).
4.2. Cuando el producto muestra signos de daño debido al mal uso y se evidencia que no se siguen las instrucciones contenidas en el Manual de Uso (Ver Documento Anexo).
4.3. Cuando el producto muestra signos de daños causados por fluctuaciones de voltaje.
4.4. Cuando existe evidencia que las piezas internas y el software del equipo han sido manipulados por personal NO autorizado por Veci SAS.
4.5. Cuando el producto se ha utilizado en condiciones anormales.
4.6. Cuando el producto muestra signos de estar expuesto a líquidos, humedad o altas temperaturas.
4.7. Cuando la devolución del dispositivo no incluye el cable de conexión entregado inicialmente o estos se encuentran en mal estado (No funcionan).
4.8. La decisión de reparar el datáfono defectuoso o de reemplazarlo en los términos definidos en el presente documento, será determinada por Veci. En el evento en que el datáfono devuelto por el Comercio funcione correctamente, o se evidencie que los daños provengan del mal uso o de los eventos por los que Veci está exento de responsabilidad; éste será devuelto al Comercio, el cual también deberá correr con los gastos de envío.
Conductas y comportamientos de nuestros clientes y proveedores durante la relación comercial con VECI S.A.S.
1. TENEMOS UN PROPÓSITO CLARO
El objetivo del presente documento es fijar de la mano de nuestros clientes y proveedores, conductas y comportamientos que favorezcan y le den valor a la relación comercial. Esto lo queremos hacer con fundamento en un compromiso ético y transparente, dando cumplimiento a los principios establecidos en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial de la compañía.
2. EN VECI, NUESTRA ESENCIA ES LA INTEGRIDAD
• Ser legítimo, transparente y coherente en nuestro actuar y pensar.
• Respetar las leyes y normatividad vigente.
• Ser ejemplo de integridad y ética.
• Actuar con honestidad, justicia y rectitud.
• Respetar a las personas y brindarles un trato digno y de igualdad.
3. DEFINICIONES
• Acto Incorrecto: Cualquier acto o conducta contrario o realizado con desconocimiento de los lineamientos establecidos en el presente Código de Conducta y en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
• Canales de Denuncia: Medio de comunicación dispuesto por la compañía para reportar los actos indebidos, deshonestos o fraudulentos detectados al interior de la organización o en el desarrollo de las relaciones comerciales o contractuales establecidas con los clientes y/o proveedores.
• Clientes: Personas naturales y jurídicas que adquieren los productos y servicios de VECI S.A.S.
• Código de Conducta: Constituye la declaración sobre los fundamentos que rigen el comportamiento y la ética corporativa del equipo humano vinculado a VECI S.A.S., bajo los principios y valores en los que se debe basar la gestión empresarial. Dichos principios son irrenunciables y no negociables.
• Grupos de Interés: Personas o entidades públicas o privadas que, en razón a su actividad, tienen una relación comercial con VECI S.A.S. (clientes, proveedores).
• Línea de Transparencia: Herramienta que la compañía pone a disposición de todos sus grupos de interés, en la cual se pueden informar actos incorrectos, inquietudes, quejas o posibles violaciones al presente Código de Conducta o al Programa de Transparencia y Ética Empresarial de VECI S.A.S.
• Programa de Transparencia y Ética Empresarial: Declaración pública del compromiso de VECI S.A.S., de sus altos directivos y en general, de todos sus colaboradores, con un actuar ético y transparente ante sus grupos de interés y el conducir los negocios de una manera responsable, actuando bajo una filosofía de cero tolerancia con aquellos actos que contraríen nuestros principios corporativos. El programa se fundamenta en la Ley 1778 de 2016 y las Circulares 100-000011 y 100-000012 del 09 de agosto
de 2021.
• Proveedores: Todos los distribuidores, contratistas, asesores, agentes y demás personas naturales o jurídicas “proveedoras” de bienes y servicios, que hagan negocios con VECI S.A.S.
¡Hazlo con transparencia!
4. LINEAMIENTOS DE CONDUCTA COMERCIAL
VECI S.A.S. espera y establece el deber a sus clientes y proveedores de dirigir sus negocios de manera responsable, íntegra, honesta y transparente, además de que se adhieran y cumplan con los siguientes lineamientos:
SOBORNO Y CORRUPCIÓN
• Las negociaciones y operaciones con nuestros grupos relacionados se deben realizar con ética, transparencia, respeto y responsabilidad. No se toleran las acciones de corrupción, fraude, soborno o cualquier otra conducta indebida.
• Se debe dar estricto cumplimiento a la ley, disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y/o entidades competentes.
• Los terceros relacionados no deben aceptar ni promover cualquier forma de corrupción, incluidos la extorsión y/o el soborno nacional o trasnacional. Se comprometen a denunciarlos y a realizar las acciones preventivas al respecto.
• No se debe negociar, aceptar, ni pagar valor alguno por situaciones como extorsión o eventos similares, en general, por ninguna actuación que no se desarrolle bajo el marco de la ley. Por el contrario, se deben proceder a denunciar dichos hechos ante las autoridades competentes.
• No se debe tener ningún tipo de relación con grupos al margen de la ley
para el logro del desarrollo de nuestras actividades.
• Se prohíbe realizar actividades que puedan interpretarse o estar encaminadas al pago o recepción de sobornos.
• Se exige el cumplimiento del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), del Programa de Transparencia y Ética Empresarial y del presente Código de Conducta.
OBSEQUIOS Y ATENCIONES
Los obsequios y atenciones pueden entenderse como un mecanismo que supone otorgar alguna ventaja o desconocer algún procedimiento en favor de quien otorga la atención. En ningún caso, los empleados de VECI S.A.S. deben aceptar obsequios, atenciones, regalos o dádivas en dinero o sus equivalentes, con valores superiores a 5 SMMLV, y sin haber informado previamente del mismo al área de Cumplimiento y SAGRILAFT.
De igual manera, los clientes y/o proveedores se deben abstener de aceptar atenciones u obsequios de los colaboradores de la compañía que tengan tal finalidad.
CONFLICTO DE INTERÉS
Se denomina conflicto de interés a cualquier situación en la cual una persona entra en contradicción entre sus intereses personales y familiares con los de VECI S.A.S., en actividades que potencialmente puedan afectar la objetividad e independencia para la toma de decisiones. Los clientes y proveedores deben mantener mecanismos que, en caso de un potencial conflicto de interés de alguno de sus colaboradores o demás grupos de interés, garanticen la independencia de la actuación del cliente o proveedor.
El cliente o proveedor que esté en una situación de conflicto de intereses, debe asegurarse que esta sea conocida por el área de Cumplimiento y SAGRILAFT, antes de iniciar cualquier tipo de relación.
CONSTITUYE UN CONFLICTO DE INTERÉS DIRECTO O INDIRECTO:
• La participación económica de un colaborador de VECI S.A.S., cualquier miembro de su grupo familiar o compañero sentimental, en una empresa que suministre un bien o servicio a la compañía.
• Tener relaciones con un colaborador que impidan asegurar el principio de objetividad en la relación comercial.
• Ofrecer a colaboradores de VECI S.A.S. negocios personales, descuentos exclusivos o preferenciales, cuando estos participan directa o indirectamente en las negociaciones.
• Ofrecer a los clientes o proveedores, por parte de los colaboradores de VECI S.A.S., negocios personales o descuentos exclusivos o preferenciales, con el objetivo de obtener una ventaja competitiva indebida, fraudulenta o deshonesta.
• Si no es posible prever un conflicto de interés, no se debe considerar que el proveedor está incurriendo en una contravención por no declararlo. Pero tan pronto como advierta su existencia, debe ser declarado al área de Cumplimiento y SAGRILAFT, por medio del correo electrónico: contacto-cumplimiento@soyveci.com.
DERECHOS HUMANOS Y CONDICIONES LABORALES
Los clientes y proveedores de VECI S.A.S. deben comprometerse a proteger los Derechos Humanos de sus colaboradores y los deben tratar con dignidad y respeto, acatando las siguientes obligaciones:
• Rechazar y denunciar el empleo de mano de obra infantil.
• Rechazar toda práctica discriminatoria en materia de empleo y ocupación, por razón de raza, género o condición, tratando a sus colaboradores de forma justa, con dignidad y respeto.
• Respetar el derecho a la negociación colectiva.• Eliminar toda forma o modalidad de trabajo forzoso u obligatorio.
• Rechazar cualquier acto que se interprete como restrictivo a la libertad de opinión y de expresión y al libre desarrollo de la personalidad de los colaboradores.
• Cumplir las normas laborales aplicables, como las que se refieren a:
MEDIO AMBIENTE
Nuestros clientes y proveedores deben contar con procesos que garanticen el cuidado del medio ambiente de manera eficaz y el cumplimiento de las obligaciones que le correspondan, conforme con la legislación aplicable. En especial, deben contar con licencias, permisos y autorizaciones ambientales para hacer uso de los recursos naturales.
Los clientes y proveedores deben buscar la forma de minimizar el impacto ambiental en todas sus operaciones y procesos, trabajar en el mejoramiento continuo y aplicar sistemas de gestión que favorezcan el óptimo uso de los recursos naturales.
PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Toda información que se entrega y comparte con los clientes y proveedores como resultado de una relación comercial con la compañía, se considera reservada y confidencial y sólo puede ser divulgada con autorización expresa de VECI S.A.S.
Es responsabilidad de los clientes y proveedores adoptar las medidas de seguridad suficientes para proteger la información de VECI S.A.S. y asegurarse que sean cumplidas por todos y cada uno de sus colaboradores.
CALIDAD Y SEGURIDAD
En el caso de los proveedores, deben dar cumplimiento a las normas vigentes relacionadas con la calidad y seguridad de sus productos y/o servicios, en los términos que le apliquen. Además, deben cumplir con todos los requisitos de calidad acordados en la negociación con la compañía, con el fin de proporcionar bienes y servicios que cumplan con las necesidades de VECI S.A.S.
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Para nuestros proveedores de bienes y servicios, el proceso de selección y contratación se debe hacer conforme a las normas establecidas por VECI S.A.S., y a los principios y valores de respeto, transparencia, lealtad, buena fe, compromiso ético, social y demás, establecidos en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Además, los clientes y proveedores deben dirigir sus empresas siendo coherentes con la competencia leal y de acuerdo con toda la legislación vigente, aplicable en defensa de la libre competencia.
5. NOS ASEGURAMOS QUE TODO ESTÉ EN ORDEN
El área de Cumplimiento y SAGRILAFT realizará una validación al menos una vez al año de los clientes y proveedores activos, con el objetivo de verificar que cumplen con los lineamientos aquí estipulados.
Así mismo, los clientes y proveedores se comprometerán a actualizar su información documental de manera anual.
El área de Cumplimiento y SAGRILAFT revisará de forma periódica el presente Código de Conducta, proponiendo a la Junta Directiva o a quien haga sus veces, cuantas modificaciones y actualizaciones considere necesarias para su efectividad y buen funcionamiento.
6. LÍNEA ÉTICA
Los clientes y proveedores se comprometen a utilizar estos medios para denunciar cualquier conducta indebida que identifiquen y que vaya en contra de este documento o del Programa de Transparencia y Ética Empresarial de VECI S.A.S.
La Línea Ética garantiza la protección de las identidades de los denunciantes y facilita el reporte de actos incorrectos en forma anónima y confidencial. Se considera una violación a este Código de Conducta, una acusación realizada de mala fe o con información falsa.
a) Línea Ética VECI S.A.S.:
Página Web: https://soyveci.com/
Parte Inferior izquierda
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